⚠️ Advertencia crítica antes de aplicar cambios en Excel
No trabajes directamente sobre archivos oficiales, libros compartidos, reportes institucionales, data sensible o archivos usados por procesos de producción sin autorización formal.
Excel puede parecer simple, pero una fórmula mal copiada, una validación aplicada a la columna incorrecta, una consulta de Power Query mal configurada o una tabla dinámica desactualizada puede afectar decisiones, reportes, auditorías o cargas posteriores.
Regla obligatoria del training: primero se trabaja con data sintética, luego con una copia controlada, después se valida el resultado, y solo entonces se considera usar datos reales siguiendo permisos, backup, control de cambios, data governance y protocolos de ciberseguridad.
- Permisos: usa solamente archivos donde tengas autorización explícita.
- Backups: nunca sobrescribas el archivo original sin copia recuperable.
- Data governance: respeta privacidad, clasificación de datos y controles de acceso.
- Producción: no cambies archivos conectados a procesos reales sin revisión, aprobación y plan de reversa.
⚠️ Critical warning before applying changes in Excel
Do not work directly on official files, shared workbooks, institutional reports, sensitive data, or files used by production processes without formal authorization.
Excel may look simple, but a formula copied incorrectly, a validation applied to the wrong column, a misconfigured Power Query step, or an outdated PivotTable can affect decisions, reports, audits, or later uploads.
Mandatory training rule: start with synthetic data, then use a controlled copy, validate the result, and only then consider real data while following permissions, backups, change control, data governance, and cybersecurity protocols.
- Permissions: use only files where you have explicit authorization.
- Backups: never overwrite the original file without a recoverable copy.
- Data governance: respect privacy, data classification, and access controls.
- Production: do not change files connected to real processes without review, approval, and rollback planning.
Objetivo del Topic 12
Calcula totales por departamento, año, estatus, programa o categoría.
Topic 12 Objective
Calculate totals by department, year, status, program, or category.
Ambiente de práctica
Trabaja siempre con una copia o un archivo sintético:
Practice environment
Always work with a copy or synthetic file:
Documents\AI Practical Training\Excel\Topic 12\PracticeWorkbook.xlsxQué vamos a aprender
- Crear o imaginar data sintética controlada.
- Aplicar una herramienta, fórmula o paso de Power Query.
- Validar el resultado visualmente.
- Documentar la regla usada.
- Usar datos reales solo sobre copias controladas.
What you will learn
- Create or imagine controlled synthetic data.
- Apply an Excel tool, formula, or Power Query step.
- Visually validate the result.
- Document the rule used.
- Use real data only on controlled copies.
Paso 1 — Crear o preparar data sintética
Crea una tabla pequeña con columnas de práctica relacionadas con el caso. La idea es probar la regla sin riesgo.
Step 1 — Create or prepare synthetic data
Create a small practice table with columns related to the case. The idea is to test the rule without risk.
Example columns:\nEmployee_ID | Full_Name | Department | Status | Email | Amount | Hire_Date | Review_StatusPaso 2 — Aplicar fórmula, validación o Power Query
Aplica la regla principal del topic. En una tabla estructurada, las fórmulas son más claras y se expanden automáticamente.
Step 2 — Apply formula, validation, or Power Query
Apply the main rule of the topic. In a structured table, formulas are clearer and expand automatically.
=SUMIFS(Transactions[Amount],Transactions[Department],A2,Transactions[Year],B2)Paso 3 — Verificar resultado
Filtra, cuenta o revisa visualmente los registros marcados. La validación final evita publicar o cargar resultados incorrectos.
Step 3 — Verify result
Filter, count, or visually review flagged records. Final validation prevents publishing or uploading incorrect results.
Verification examples:\n- Filter Review_Status = Review\n- Count records marked as Duplicate\n- Confirm dropdown values only show allowed options\n- Refresh Power Query and review output rowsExplicación simple
- El ejemplo usa una tabla estructurada para mantener referencias estables.
- La fórmula o paso se aplica sobre una copia de práctica.
- El resultado debe revisarse antes de copiarlo a un archivo oficial.
- La regla debe documentarse para auditoría y mantenimiento.
- Excel aporta valor cuando se usa con estructura, no como hoja improvisada.
Simple explanation
- The example uses a structured table to keep references stable.
- The formula or step is applied on a practice copy.
- The result must be reviewed before copying it to an official file.
- The rule should be documented for audit and maintenance.
- Excel adds value when used with structure, not as an improvised sheet.
Ejemplo esperado
| Caso | Resultado |
|---|---|
| Finance + 2026 | total amount |
| criteria table | summary |
Expected example
| Case | Result |
|---|---|
| Finance + 2026 | total amount |
| criteria table | summary |
Conclusión
Calcula totales por departamento, año, estatus, programa o categoría.
Conclusion
Calculate totals by department, year, status, program, or category.