Welcome and Program Purpose
This training prepares faculty to organize current academic materials in a consistent institutional structure. It does not evaluate teaching quality and does not ask professors to redesign their courses.
Why this matters
- Current materials may be scattered across personal devices.
- Teaching order may exist only in the professor’s memory.
- Future assignments may require repeated collection.
- Institutional continuity improves when materials are organized and reusable.
Bienvenida y propósito del programa
Este training prepara al profesorado para organizar los materiales académicos vigentes mediante una estructura institucional consistente. No evalúa la calidad docente ni solicita rediseñar los cursos.
Por qué es importante
- Los materiales actuales pueden estar dispersos en dispositivos personales.
- El orden de enseñanza puede existir solamente en la memoria del profesor.
- Las asignaciones futuras pueden exigir recopilaciones repetidas.
- La continuidad institucional mejora cuando los materiales están organizados y son reutilizables.
What problem are we solving?
Academic knowledge is often stored as a collection of individual files. A professor may know exactly which presentation comes first, which activity requires an editable file, which video remains current, and which document was replaced last semester. The institution, however, may not have that same context.
When the context remains only with one person, the institution becomes dependent on memory, personal storage, and informal explanations. The purpose of this program is to convert that invisible context into an organized and reusable academic structure.
Scenario: A new professor receives a course
A new instructor is assigned a subject with only a folder containing 63 files. The files have names such as final2.pptx, new activity.docx, and use this one.pdf. There is no Week, Day, sequence, or explanation.
The files exist, but the course knowledge has not been transferred. Organization is what turns files into usable academic knowledge.
Four institutional benefits
- Continuity: courses can continue during faculty transitions.
- Consistency: every subject follows the same recognizable structure.
- Efficiency: valid materials are reused rather than collected repeatedly.
- Preservation: faculty expertise becomes part of the institutional academic library.
¿Qué problema estamos resolviendo?
El conocimiento académico muchas veces se guarda como una colección de archivos individuales. El profesor sabe qué presentación utiliza primero, qué actividad requiere un archivo editable, qué video continúa vigente y qué documento fue reemplazado. Sin embargo, la institución puede no tener ese mismo contexto.
Cuando el contexto permanece solamente con una persona, la institución depende de la memoria, del almacenamiento personal y de explicaciones informales. Este programa convierte ese contexto invisible en una estructura académica organizada y reutilizable.
Escenario: un nuevo profesor recibe un curso
Un nuevo instructor recibe una subject con una carpeta de 63 archivos. Los archivos tienen nombres como final2.pptx, new activity.docx y use this one.pdf. No existe Week, Day, secuencia ni explicación.
Los archivos existen, pero el conocimiento del curso no fue transferido. La organización convierte archivos aislados en conocimiento académico utilizable.
Cuatro beneficios institucionales
- Continuidad: los cursos pueden continuar durante transiciones del profesorado.
- Consistencia: cada subject sigue una estructura reconocible.
- Eficiencia: los materiales vigentes se reutilizan.
- Preservación: la experiencia del profesor pasa a formar parte de la biblioteca académica institucional.
ActivityActividad
What is the principal purpose of this program?
¿Cuál es el propósito principal de este programa?
Faculty Responsibilities and Privacy
Each professor is responsible for delivering current materials for every subject taught, separating subjects correctly, organizing files by Week and Day, numbering files in teaching order, confirming that files open, and identifying replacement versions.
Include
- Current instructional documents
- Presentations and handouts
- Practice files
- External links
- Institutional videos
Never include
- Student records
- Passwords
- Sensitive personal data
- Identifiable clinical information
- Private administrative files
Responsabilidades y privacidad
Cada profesor es responsable de entregar los materiales vigentes de todas las subjects que imparte, separar correctamente cada subject, organizar por Week y Day, numerar según el orden de enseñanza, confirmar que los archivos abran e identificar versiones de reemplazo.
Incluir
- Documentos educativos vigentes
- Presentaciones y handouts
- Archivos de práctica
- Enlaces externos
- Videos institucionales
Nunca incluir
- Expedientes estudiantiles
- Contraseñas
- Datos personales sensibles
- Información clínica identificable
- Archivos administrativos privados
The professor is the academic source of truth
The document administrator can organize, validate, and publish files, but only the professor can confirm whether a resource is academically current and where it belongs in the teaching sequence.
For that reason, the faculty member must make three decisions: what is current, when it is used, and whether students need to read it or manipulate it.
Faculty confirms
- Subject and term
- Week and Day placement
- Teaching sequence
- Current version
- Study or practice use
Administrator validates
- Folder structure
- File names
- File access
- Duplicate control
- Publication readiness
Privacy decision
A workbook contains examples copied from real student submissions. Even if the file is educationally useful, it cannot be submitted until all identifiable student information is removed or replaced with fictional data.
Reflection
Example
Subject: Medical Terminology
- Lecture slides stored on a personal laptop
- Practice workbook saved in a private Google Drive
- Two video links kept only in browser bookmarks
Think about one subject you currently teach. Which materials are stored only in your personal drive or computer?
“For my Cardiology subject, the presentation files are on my laptop, the practice workbook is in OneDrive, and the demonstration links are saved in email. These materials should be consolidated into the institutional structure.”
El profesor es la fuente académica de verdad
El document administrator puede organizar, validar y publicar archivos, pero solamente el profesor puede confirmar si un recurso está académicamente vigente y dónde pertenece dentro de la secuencia docente.
Por ello, el profesor debe decidir tres cosas: qué está vigente, cuándo se utiliza y si el estudiante debe leerlo o manipularlo.
El profesor confirma
- Subject y término
- Week y Day
- Secuencia docente
- Versión vigente
- Uso de estudio o práctica
El administrador valida
- Estructura de carpetas
- Nombres de archivos
- Acceso a los archivos
- Control de duplicados
- Preparación para publicación
Decisión de privacidad
Un workbook contiene ejemplos copiados de entregas reales de estudiantes. Aunque sea útil, no puede entregarse hasta eliminar toda información identificable o sustituirla con datos ficticios.
Reflexión
Ejemplo
Subject: Medical Terminology
- Slides guardadas en una laptop personal
- Workbook de práctica en un Google Drive privado
- Dos enlaces de video guardados solamente en bookmarks
Piensa en una subject que enseñas actualmente. ¿Qué materiales existen solamente en tu computadora o drive personal?
“En mi subject de Cardiology, las presentaciones están en mi laptop, el workbook está en OneDrive y los enlaces demostrativos están guardados en email. Estos materiales deben consolidarse en la estructura institucional.”
ActivityActividad
Which item must be excluded from a faculty submission?
¿Qué elemento debe excluirse de una entrega del profesor?
Required Folder Structure
Materials must follow one institutional hierarchy:
Estructura obligatoria de carpetas
Los materiales deben seguir una sola jerarquía institucional:
Professor
└── Subject
├── Week_1
│ ├── Day_1
│ ├── Day_2
│ ├── Day_3
│ └── Day_4
├── Week_2
└── Week_3
Why every level matters
Professor identifies ownership and academic origin. Subject prevents materials from different courses from becoming mixed. Week establishes the instructional phase. Day identifies the exact class meeting or learning sequence.
Removing one level creates ambiguity. For example, a file placed only under Week 2 may still leave the administrator unsure whether it belongs to Day 1, Day 3, or the entire week.
Compare the two structures
Cardiology Files More Files Old
Dr_Smith
Cardiology
Week_01
Day_01
Day_02Mini workshop
Example structure
Dr_Jones
└── Anatomy
└── Week_01
├── Day_01
├── Day_02
└── Day_03
Sketch the first Week of one subject you teach. Include every Day that actually occurs. Do not create empty Day folders that are never used.
Professor_Garcia
└── Medical_Assisting
└── Week_01
├── Day_01
├── Day_02
├── Day_03
└── Day_04
There is no single correct answer. The Days must match the real teaching schedule.
Por qué cada nivel es importante
Professor identifica el origen académico. Subject evita mezclar cursos. Week establece la fase de instrucción. Day identifica la clase o secuencia exacta.
Eliminar un nivel crea ambigüedad. Por ejemplo, un archivo dentro de Week 2 puede dejar dudas sobre si pertenece a Day 1, Day 3 o a toda la semana.
Compara las dos estructuras
Cardiology Files More Files Old
Dr_Smith
Cardiology
Week_01
Day_01
Day_02Mini workshop
Estructura de ejemplo
Dr_Jones
└── Anatomy
└── Week_01
├── Day_01
├── Day_02
└── Day_03
Diseña la primera Week de una subject que enseñas. Incluye solamente los Day que realmente existen.
Professor_Garcia
└── Medical_Assisting
└── Week_01
├── Day_01
├── Day_02
├── Day_03
└── Day_04
No existe una única respuesta correcta. Los Days deben coincidir con el calendario real de enseñanza.
ActivityActividad
Which structure is correct?
¿Cuál estructura es correcta?
Teaching Order and File Naming
Every file begins with a number representing the exact order in which the professor uses it during class.
Orden de enseñanza y nombres de archivos
Cada archivo comienza con un número que representa el orden exacto en que el profesor lo utiliza durante la clase.
1.- Introduction to Electrocardiography.pptx 2.- Electrical Conduction System.pdf 3.- Lead Placement Video.txt 4.- Practice Activity.docx 5.- Review Questions.pdf
Teaching order is instructional metadata
The number at the beginning of the file name is not decoration. It captures how the professor moves through the class. That sequence helps another authorized instructor understand the intended flow without needing a separate explanation.
Use leading zeros when a Day contains many resources: 01.-, 02.-, 03.-. This keeps file sorting predictable.
Good names
- 01.- Course Introduction.pptx
- 02.- Practice Dataset.xlsx
- 03.- Student Instructions.pdf
Avoid
- final.pptx
- new final 2.pptx
- use this one.xlsx
- document(4).pdf
Version control example
If 03.- Lead Placement.pdf is replaced, the professor should identify the new file as the current version. The old version should not remain beside the new one without a clear status because both may appear valid.
Rename this sequence
Demonstration
A class uses a syllabus, an orientation video, and a terminology worksheet.
01.- Course Syllabus.pdf 02.- Orientation Video.txt 03.- Terminology Practice Worksheet.xlsx
Imagine that a class uses an introduction presentation, a demonstration video, a practice workbook, and a review handout. Write the four institutional file names in teaching order.
01.- Course Introduction.pptx 02.- Lead Placement Demonstration.txt 03.- ECG Practice Workbook.xlsx 04.- Review Handout.pdf
The exact titles may vary. The numbering must represent the real teaching sequence.
El orden de enseñanza es metadata instruccional
El número al inicio del archivo documenta cómo el profesor avanza durante la clase. Esta secuencia permite que otro instructor autorizado comprenda el flujo previsto.
Utiliza ceros iniciales cuando un Day contiene muchos recursos: 01.-, 02.-, 03.-. Esto mantiene un orden consistente.
Nombres correctos
- 01.- Course Introduction.pptx
- 02.- Practice Dataset.xlsx
- 03.- Student Instructions.pdf
Evitar
- final.pptx
- new final 2.pptx
- use this one.xlsx
- document(4).pdf
Ejemplo de control de versiones
Si 03.- Lead Placement.pdf fue reemplazado, el profesor debe identificar claramente la nueva versión. La versión anterior no debe permanecer sin un estado definido.
Renombra esta secuencia
Demostración
Una clase utiliza un syllabus, un video de orientación y una hoja de práctica.
01.- Course Syllabus.pdf 02.- Orientation Video.txt 03.- Terminology Practice Worksheet.xlsx
Una clase utiliza una presentación introductoria, un video demostrativo, un workbook de práctica y un handout de repaso. Escribe los cuatro nombres institucionales en orden.
01.- Course Introduction.pptx 02.- Lead Placement Demonstration.txt 03.- ECG Practice Workbook.xlsx 04.- Review Handout.pdf
Los títulos pueden variar. La numeración debe representar la secuencia real de enseñanza.
ActivityActividad
What does “2.-” mean?
¿Qué significa “2.-”?
Study Materials vs. Practice Materials
Study Materials
Resources intended mainly for reading or consultation.
- Presentations
- Manuals
- Lecture notes
- Handouts
Practice Materials
Resources students must edit, import, execute, or manipulate.
- Excel or CSV
- Editable Word documents
- Excel workbooks
- Fillable forms and templates
Materiales de estudio y materiales de práctica
Materiales de estudio
Recursos destinados principalmente a lectura o consulta.
- Presentaciones
- Manuales
- Notas de clase
- Handouts
Materiales de práctica
Recursos que el estudiante debe editar, importar, ejecutar o manipular.
- Excel o CSV
- Documentos editables de Word
- Workbooks de Excel
- Formularios y templates editables
The key question
Ask: Does the student only need to view the content, or must the student interact with the original file?
If viewing is enough, an optimized PDF often improves access and consistency. If the student must edit formulas, enter information, complete calculations, fill out a form, or modify a template, the original format must be preserved.
Classification examples
Why structured ZIP packages matter
Some practice exercises depend on several files that must stay together: a Student practice workbook, a CSV source, an image folder, and instructions. A structured ZIP preserves those relationships and prevents individual files from being separated.
Classification practice
Demonstration
- Lecture Slides.pptx — Study
- Patient Intake Form.pdf — Study
- Vitals Practice.xlsx — Practice
- Patient Intake Practice.docx — Practice
Reason: The Excel workbook is Practice because students must enter and calculate values.
Classify five resources from one of your subjects as Study or Practice. Explain one classification that was not obvious.
- Course Presentation.pptx — Study
- Clinical Manual.pdf — Study
- Practice Dataset.csv — Practice
- Student Practice Workbook.xlsx — Practice
- Review Handout.pdf — Study
The Student practice workbook is Practice because students must open, refresh, and modify the file.
La pregunta principal
Pregunta: ¿El estudiante solamente necesita visualizar el contenido o debe interactuar con el archivo original?
Si visualizar es suficiente, un PDF optimizado facilita el acceso. Si el estudiante debe editar fórmulas, ingresar información, completar cálculos, llenar un formulario o modificar un template, debe preservarse el formato original.
Ejemplos de clasificación
Por qué importan los paquetes ZIP estructurados
Algunos ejercicios dependen de varios archivos relacionados: Excel, CSV, imágenes e instrucciones. Un ZIP estructurado preserva esas relaciones.
Práctica de clasificación
Demostración
- Lecture Slides.pptx — Study
- Patient Intake Form.pdf — Study
- Vitals Practice.xlsx — Practice
- Patient Intake Practice.docx — Practice
Razón: El workbook de Excel es Practice porque el estudiante debe ingresar y calcular valores.
Clasifica cinco recursos de una subject como Study o Practice. Explica una clasificación que no fuera obvia.
- Course Presentation.pptx — Study
- Clinical Manual.pdf — Study
- Practice Dataset.csv — Practice
- Student Practice Workbook.xlsx — Practice
- Review Handout.pdf — Study
El workbook del estudiante es Practice porque debe abrirlo, ingresar información y completar la actividad.
ActivityActividad
An Excel workbook that students must open and complete should be delivered as:
Un workbook de Excel que los estudiantes deben abrir y completar debe entregarse como:
Links, Videos, Assessments, and Current Materials
External links
Represent each link with a numbered text file containing title, URL, purpose, language, and estimated duration.
Existing AWS S3 videos
Do not upload them again. Confirm that they remain current and register the existing URL.
Current and Confirmed
Materials that remain valid may be formally confirmed without replacing or re-uploading them.
Assessments
Permanent webpages should not expose Test, Midterm, or Final links in advance. The professor controls access through an authorized channel.
Enlaces, videos, assessments y materiales vigentes
Enlaces externos
Cada enlace se representa mediante un archivo de texto numerado con título, URL, propósito, idioma y duración estimada.
Videos existentes en AWS S3
No deben cargarse nuevamente. Se confirma su vigencia y se registra la URL existente.
Current and Confirmed
Los materiales que continúan vigentes pueden confirmarse formalmente sin sustituirlos ni volverlos a cargar.
Assessments
Las webpages permanentes no deben exponer enlaces de Test, Midterm o Final con anticipación. El profesor controla el acceso mediante un canal autorizado.
Documenting external resources
A URL by itself does not explain why the resource is used. The text record should document the title, complete URL, instructional purpose, language, expected duration, and date reviewed.
Title: Lead Placement Demonstration URL: https://... Purpose: Demonstrates correct electrode positioning Language: English Estimated Duration: 8 minutes Reviewed: 2026-07-20
What if a link changes?
External content can be moved, restricted, or removed. During each collection cycle, the professor should verify that the link still opens and that the content remains appropriate. A broken link is not a usable academic resource.
Current and Confirmed workflow
- Review the existing institutional item.
- Confirm that it still matches the current subject.
- Confirm that the URL or file opens.
- Record confirmation without creating a duplicate.
Controlled assessment access
Permanent instructional pages may mention that an assessment occurs, but restricted links should be released only through the approved delivery channel and at the appropriate time. This protects academic integrity.
Documentación de recursos externos
Una URL sola no explica por qué se utiliza el recurso. El archivo de texto debe documentar título, URL completa, propósito instruccional, idioma, duración esperada y fecha de revisión.
Title: Lead Placement Demonstration URL: https://... Purpose: Demonstrates correct electrode positioning Language: English Estimated Duration: 8 minutes Reviewed: 2026-07-20
¿Qué ocurre cuando cambia un enlace?
El contenido externo puede moverse, restringirse o eliminarse. En cada ciclo de recopilación, el profesor debe verificar que el enlace abra y siga siendo apropiado.
Flujo Current and Confirmed
- Revisar el recurso institucional existente.
- Confirmar que todavía corresponde a la subject.
- Confirmar que la URL o archivo abre.
- Registrar la confirmación sin duplicar.
Acceso controlado a assessments
Las páginas permanentes pueden indicar que existe una evaluación, pero los enlaces restringidos deben liberarse por el canal autorizado y en el momento apropiado.
ActivityActividad
What should happen to an existing valid video already stored in AWS S3?
¿Qué debe hacerse con un video vigente que ya está en AWS S3?
Build Your Faculty Submission Package
Create a sample package containing one professor, one subject, one week, and one day.
- Use the required folder hierarchy.
- Place files in teaching order.
- Include at least one study material.
- Include one practice resource when applicable.
- Document one external link or existing institutional video.
- Verify that all files open.
- Confirm that no sensitive information is included.
Construye tu paquete académico
Crea una muestra que contenga un profesor, una subject, una Week y un Day.
- Utiliza la jerarquía requerida.
- Coloca los archivos en orden de enseñanza.
- Incluye al menos un material de estudio.
- Incluye un recurso de práctica cuando corresponda.
- Documenta un enlace externo o video institucional.
- Verifica que todos los archivos abran.
- Confirma que no exista información sensible.
Package-building workflow
Quality-control case
A package follows the correct folder structure, but two files do not open, one URL is broken, and an old version remains beside the current version. The package is not ready. Structure is necessary, but validation is what makes the structure reliable.
Academic review
- Content remains current
- Teaching sequence is accurate
- Practice files are usable
- Links remain relevant
Technical review
- Files open
- Names are consistent
- No duplicates
- No sensitive data
Capstone practice
Demonstration package
Professor_Lee
└── Phlebotomy
└── Week_02
└── Day_01
├── 01.- Venipuncture Introduction.pdf
├── 02.- Demonstration Video.txt
├── 03.- Tube Selection Practice.xlsx
└── 04.- Review Guide.pdf
Build one complete Day from a subject you teach. The recommended practice time is 15 minutes. Use real materials only after removing sensitive information.
- Correct Professor, Subject, Week, and Day path
- Files numbered in teaching order
- Study and Practice materials correctly preserved
- External links documented in text files
- All files tested and free of sensitive information
Flujo para construir el paquete
Caso de quality control
Un paquete tiene la estructura correcta, pero dos archivos no abren, una URL está rota y una versión antigua permanece junto a la vigente. El paquete no está listo. La estructura es necesaria, pero la validación la convierte en una estructura confiable.
Revisión académica
- Contenido vigente
- Secuencia correcta
- Archivos de práctica utilizables
- Enlaces relevantes
Revisión técnica
- Archivos abren
- Nombres consistentes
- Sin duplicados
- Sin datos sensibles
Práctica integradora
Paquete de demostración
Professor_Lee
└── Phlebotomy
└── Week_02
└── Day_01
├── 01.- Venipuncture Introduction.pdf
├── 02.- Demonstration Video.txt
├── 03.- Tube Selection Practice.xlsx
└── 04.- Review Guide.pdf
Construye un Day completo de una subject que enseñas. Tiempo recomendado: 15 minutos. Utiliza materiales reales solamente después de remover información sensible.
- Ruta correcta de Professor, Subject, Week y Day
- Archivos numerados en orden de enseñanza
- Materiales Study y Practice correctamente preservados
- Enlaces documentados en archivos de texto
- Archivos verificados y sin información sensible
ActivityActividad
Which sample package is complete enough for review?
¿Cuál paquete de muestra está suficientemente completo para revisión?
Final Review and Test
The final test contains 10 questions and may be completed even if some instructional modules remain unfinished. A score of 80% is required for successful completion. You have a maximum of two attempts.
Revisión final y test
El test final contiene 10 preguntas y puede completarse aunque algunos módulos de instrucción estén pendientes. Se requiere 80% para completar exitosamente el training. Dispones de un máximo de dos intentos.
Final readiness checklist
- I can explain the institutional purpose of the program.
- I can build the required folder hierarchy.
- I can number files in teaching order.
- I can distinguish Study from Practice materials.
- I can document external links.
- I can reuse valid AWS S3 resources.
- I can identify privacy risks.
- I can validate a package before submission.
Before you begin
The test checks application, not memorization. Read each scenario carefully and choose the action that best protects academic continuity, usability, and privacy.
Checklist final
- Puedo explicar el propósito institucional.
- Puedo construir la jerarquía requerida.
- Puedo numerar archivos según el orden docente.
- Puedo distinguir Study y Practice.
- Puedo documentar enlaces externos.
- Puedo reutilizar recursos vigentes de AWS S3.
- Puedo identificar riesgos de privacidad.
- Puedo validar un paquete antes de entregarlo.
Antes de comenzar
El test evalúa aplicación, no memorización. Lee cada escenario y selecciona la acción que mejor proteja continuidad, usabilidad y privacidad.
Participant Information
Complete all fields before submitting the final test. The information will be included in the institutional results email.
Información del participante
Completa todos los campos antes de enviar el test final. La información se incluirá en el email institucional de resultados.
Results recipient: corsfit@sf-institute.com Destinatario de resultados: corsfit@sf-institute.com
Certificate of Completion
This certifies that the participant completed:
Faculty Academic Materials Management
4 Hours of Continuing Education
Certificado de finalización
Se certifica que el participante completó:
Gestión de Materiales Académicos del Profesorado
4 horas de educación continua