PowerShell Training Topic 8 — Validate Files Against Active Employees

⚠️ Advertencia crítica antes de correr cualquier script

No ejecutes este tipo de script en un ambiente de producción, carpeta real, servidor compartido, unidad de red o sistema institucional sin autorización formal.

PowerShell es una herramienta poderosa: un comando de renombrado masivo puede modificar cientos o miles de archivos en segundos. En una carpeta equivocada, eso puede causar pérdida de trazabilidad, fallos en procesos automáticos, interrupciones operativas o incidentes de ciberseguridad.

Regla obligatoria del training: primero se trabaja con data sintética, luego se valida con una muestra pequeña, después se prueba con -WhatIf cuando aplique, y solo entonces se considera ejecutar en datos reales siguiendo los protocolos de la organización.

Permisos: usa solamente carpetas donde tengas autorización explícita.
Backups: confirma que exista copia de seguridad o posibilidad real de recuperación.
Cybersecurity: cumple las políticas internas, controles de acceso, change management y principios de menor privilegio.
Producción: nunca ejecutes scripts masivos directamente sobre producción sin revisión, aprobación y plan de reversa.

⚠️ Critical warning before running any script

Do not run this type of script in a production environment, real folder, shared server, network drive, or institutional system without formal authorization.

PowerShell is a powerful tool: a bulk command can modify hundreds or thousands of files in seconds. In the wrong folder, it can break traceability, disrupt automated processes, create operational issues, or trigger cybersecurity incidents.

Mandatory training rule: start with synthetic data, validate with a small sample, test with -WhatIf when applicable, and only then consider real data while following your organization’s protocols.

Permissions: use only folders where you have explicit authorization.
Backups: confirm that a backup or real recovery option exists.
Cybersecurity: follow internal policies, access controls, change management, and least-privilege principles.
Production: never run bulk scripts directly on production without review, approval, and rollback planning.

Objetivo del Topic 8

El objetivo es comparar los archivos de una carpeta contra una lista oficial de empleados activos. Si el nombre base del archivo coincide con un Employee_ID activo, se marca como autorizado. Si no aparece en la lista, se marca para revisión.

01 · Crear lista activa

02 · Validar archivos

03 · Generar reporte

Idea central: este topic introduce gobernanza. No basta con que un archivo exista; también debe pertenecer a una persona activa y autorizada.

Topic 8 Objective

The goal is to compare files in a folder against an official active employee list. If the file base name matches an active Employee_ID, it is marked as authorized. If it does not appear in the list, it is marked for review.

01 · Create active list

02 · Validate files

03 · Generate report

Core idea: this topic introduces governance. It is not enough for a file to exist; it must also belong to an active and authorized person.

Ruta de trabajo

Todo se ejecuta dentro de una carpeta controlada:

Working folder

Everything runs inside a controlled folder:

$BasePath = "$env:USERPROFILE\Documents\AI Practical Training\PowerShell\Topic 8"

Qué vamos a aprender

Crear una lista oficial de empleados activos.
Comparar archivos contra una fuente autorizada.
Usar -contains para validar IDs.
Clasificar archivos como autorizados o no autorizados.
Generar un reporte de gobernanza para revisión.

What you will learn

Create an official active employee list.
Compare files against an authorized source.
Use -contains to validate IDs.
Classify files as authorized or unauthorized.
Generate a governance report for review.

Script 1 — Crear data sintética y lista de empleados activos

Este script crea una carpeta de fotos, una carpeta de reportes y un CSV con empleados activos. También crea archivos válidos y archivos que deben caer en revisión.

Script 1 — Create synthetic data and active employee list

This script creates a photos folder, a reports folder, and a CSV with active employees. It also creates valid files and files that should be flagged for review.

# ======================================================
# Topic 8 - Script 1
# Create synthetic files and active employee list
# ======================================================

$BasePath   = "$env:USERPROFILE\Documents\AI Practical Training\PowerShell\Topic 8"
$PhotosPath = Join-Path $BasePath "Photos"
$ReportsPath = Join-Path $BasePath "Reports"
$CsvPath = Join-Path $BasePath "ActiveEmployees.csv"

New-Item -Path $PhotosPath, $ReportsPath -ItemType Directory -Force | Out-Null

# Official list of active employees
$ActiveEmployees = @(
    [PSCustomObject]@{ Employee_ID = "10001"; Employee_Name = "John Smith"; Status = "Active" },
    [PSCustomObject]@{ Employee_ID = "10002"; Employee_Name = "Maria Garcia"; Status = "Active" },
    [PSCustomObject]@{ Employee_ID = "10003"; Employee_Name = "Carlos Rivera"; Status = "Active" },
    [PSCustomObject]@{ Employee_ID = "10004"; Employee_Name = "Ana Lopez"; Status = "Active" },
    [PSCustomObject]@{ Employee_ID = "10005"; Employee_Name = "Robert Lee"; Status = "Active" }
)

$ActiveEmployees | Export-Csv -Path $CsvPath -NoTypeInformation

# Files named by Employee ID
$Files = @(
    "10001.jpg",
    "10002.jpg",
    "10003.jpg",
    "10004.jpg",
    "10005.jpg",
    "20001.jpg",
    "99999.jpg",
    "Temp_Upload_8001.jpg"
)

foreach ($File in $Files) {
    "Synthetic file content for $File" | Set-Content -Path (Join-Path $PhotosPath $File)
}

Write-Host "Synthetic data created in:" $BasePath
Get-ChildItem $PhotosPath -File | Select-Object Name

Script 2 — Validar archivos contra empleados activos

Este script importa la lista oficial, toma el nombre base de cada archivo y valida si ese ID existe en la lista de empleados activos.

Script 2 — Validate files against active employees

This script imports the official list, takes the base name of each file, and validates whether that ID exists in the active employee list.

# ======================================================
# Topic 8 - Script 2
# Validate files against active employees
# ======================================================

$BasePath   = "$env:USERPROFILE\Documents\AI Practical Training\PowerShell\Topic 8"
$PhotosPath = Join-Path $BasePath "Photos"
$CsvPath = Join-Path $BasePath "ActiveEmployees.csv"

$Active = Import-Csv $CsvPath

Get-ChildItem $PhotosPath -File | ForEach-Object {

    $fileId = $_.BaseName
    $match = $Active | Where-Object { $_.Employee_ID -eq $fileId }

    if ($match) {
        [PSCustomObject]@{
            File_Name = $_.Name
            Employee_ID = $fileId
            Employee_Name = $match.Employee_Name
            Validation_Result = "Authorized - Active employee"
        }
    }
    else {
        [PSCustomObject]@{
            File_Name = $_.Name
            Employee_ID = $fileId
            Employee_Name = ""
            Validation_Result = "Needs review - Not in active employee list"
        }
    }
}

Nota: este script no borra ni mueve archivos. Solo clasifica el resultado para revisión. Esa es una buena práctica de gobernanza.

Note: this script does not delete or move files. It only classifies the result for review. That is a good governance practice.

Script 3 — Exportar reporte de validación

Este script genera un CSV con todos los archivos revisados y su resultado: autorizado o necesita revisión.

Script 3 — Export validation report

This script generates a CSV with all reviewed files and their result: authorized or needs review.

# ======================================================
# Topic 8 - Script 3
# Export validation report
# ======================================================

$BasePath   = "$env:USERPROFILE\Documents\AI Practical Training\PowerShell\Topic 8"
$PhotosPath = Join-Path $BasePath "Photos"
$CsvPath = Join-Path $BasePath "ActiveEmployees.csv"
$ReportPath = Join-Path $BasePath "Reports\Active_Employee_File_Validation_Report.csv"

$Active = Import-Csv $CsvPath

$Report = Get-ChildItem $PhotosPath -File | ForEach-Object {

    $fileId = $_.BaseName
    $match = $Active | Where-Object { $_.Employee_ID -eq $fileId }

    [PSCustomObject]@{
        File_Name = $_.Name
        File_Path = $_.FullName
        Employee_ID_From_File = $fileId
        Employee_Name = if ($match) { $match.Employee_Name } else { "" }
        Is_Active_Employee = if ($match) { "Yes" } else { "No" }
        Validation_Result = if ($match) { "Authorized - Active employee" } else { "Needs review - Not in active employee list" }
        LastWriteTime = $_.LastWriteTime
    }
}

$Report | Export-Csv -Path $ReportPath -NoTypeInformation

Write-Host "Validation report created:"
Write-Host $ReportPath

$Report | Format-Table File_Name, Employee_ID_From_File, Is_Active_Employee, Validation_Result -AutoSize

Explicación simple del script

Import-Csv carga la lista oficial de empleados activos.
$_.BaseName toma el nombre del archivo sin extensión.
Where-Object busca el ID del archivo en la lista activa.
if ($match) marca el archivo como autorizado.
else lo marca como necesita revisión.
Export-Csv guarda la evidencia del control.

Simple script explanation

Import-Csv loads the official active employee list.
$_.BaseName takes the file name without extension.
Where-Object searches the file ID in the active list.
if ($match) marks the file as authorized.
else marks it as needing review.
Export-Csv saves the control evidence.

Ejemplo esperado

Archivo	Resultado
10001.jpg	Authorized - Active employee
10003.jpg	Authorized - Active employee
20001.jpg	Needs review - Not in active employee list
Temp_Upload_8001.jpg	Needs review - Not in active employee list

Expected example

File	Result
10001.jpg	Authorized - Active employee
10003.jpg	Authorized - Active employee
20001.jpg	Needs review - Not in active employee list
Temp_Upload_8001.jpg	Needs review - Not in active employee list

Conclusión

Este topic enseña cómo aplicar gobernanza a una carpeta de archivos. Un archivo puede estar técnicamente presente, pero eso no significa que deba ser procesado, publicado o cargado a otro sistema. Validarlo contra una lista oficial reduce errores, riesgos y uso de información no autorizada.

Lección clave: la automatización responsable siempre valida contra una fuente confiable antes de actuar sobre archivos sensibles.

Conclusion

This topic teaches how to apply governance to a folder of files. A file may technically exist, but that does not mean it should be processed, published, or loaded into another system. Validating it against an official list reduces errors, risks, and unauthorized information use.

Key lesson: responsible automation always validates against a trusted source before acting on sensitive files.

Validar archivos contra una lista de empleados activos

Validate files against an active employee list

⚠️ Advertencia crítica antes de correr cualquier script

⚠️ Critical warning before running any script

Objetivo del Topic 8

Topic 8 Objective

Ruta de trabajo

Working folder

Qué vamos a aprender

What you will learn

Script 1 — Crear data sintética y lista de empleados activos

Script 1 — Create synthetic data and active employee list

Script 2 — Validar archivos contra empleados activos

Script 2 — Validate files against active employees

Script 3 — Exportar reporte de validación

Script 3 — Export validation report

Explicación simple del script

Simple script explanation

Ejemplo esperado

Expected example

Conclusión

Conclusion