20 casos para detectar errores invisibles, validar reglas, encontrar cruces rotos y preparar datos confiables antes de tomar decisiones.
20 cases to detect invisible errors, validate rules, find broken matches, and prepare trusted data before decisions are made.
Excel sigue siendo una de las herramientas más rápidas para inspeccionar datos con ojos de auditor. Con las fórmulas correctas y Power Query, puedes pasar de revisar celdas manualmente a crear controles repetibles que detecten formatos rotos, duplicados, excepciones y registros sospechosos.
Excel remains one of the fastest tools for inspecting data with an auditor’s eye. With the right formulas and Power Query, you can move from manually checking cells to creating repeatable controls that detect broken formats, duplicates, exceptions, and suspicious records.
Un error clásico que rompe sumas y cruces (VLOOKUP/XLOOKUP). Identifica celdas que parecen números pero no lo son.
A classic error that breaks sums and lookups. Identifies cells that look like numbers but aren't.
=IF(ISTEXT([@Amount]), "Format Error", "OK")A diferencia del signo '=', la función EXACT diferencia mayúsculas de minúsculas al auditar contraseñas o IDs.
Unlike the '=' sign, the EXACT function differentiates uppercase from lowercase when auditing passwords or IDs.
=IF(EXACT([@System_A_ID], [@System_B_ID]), "Match", "Mismatch")Encuentra dónde un usuario sobrescribió una fórmula introduciendo un número fijo o "quemado".
Finds where a user overwrote a formula by hardcoding a fixed number.
=IF(NOT(ISFORMULA([@Total_Tax])), "Manual Override!", "Formula OK")La función TRIM normal no elimina el espacio web (CHAR 160). Esta fórmula sí lo detecta y lo destruye.
The standard TRIM function doesn't remove web spaces (CHAR 160). This formula detects and destroys it.
=TRIM(SUBSTITUTE([@Account_Name], CHAR(160), " "))Levanta banderas en montos inusualmente altos o bajos en comparación con el comportamiento histórico normal.
Raises flags on unusually high or low amounts compared to normal historical behavior.
=IF(ABS([@Amount] - AVERAGE([Amount])) > (2 * STDEV.P([Amount])), "Outlier Alert", "Normal")Detecta si la misma persona que creó una transacción también fue quien la aprobó (Riesgo de fraude).
Detects if the same person who created a transaction was also the one who approved it (Fraud risk).
=IF([@Created_By] = [@Approved_By], "SoD Violation", "Compliant")Revisa si se procesaron pagos, contrataciones o bajas en días no laborables (sábado=7, domingo=1).
Checks if payments, hires, or terminations were processed on non-working days (Saturday=7, Sunday=1).
=IF(OR(WEEKDAY([@Transaction_Date])=1, WEEKDAY([@Transaction_Date])=7), "Weekend Review", "Weekday")Extrae el primer dígito significativo de un monto financiero para evaluar si los datos fueron inventados.
Extracts the first significant digit of a financial amount to evaluate if the data was fabricated.
=VALUE(LEFT(TEXT(ABS([@Amount]), "0.00"), 1))Cruza tu tabla contra un reporte externo (ej. Banco) y señala qué registros internos no están en el otro sistema.
Cross-checks your table against an external report (e.g. Bank) and flags which internal records are missing from the other system.
=IF(ISNA(MATCH([@Invoice_ID], BankReport[Reference_Num], 0)), "Missing in Bank", "Reconciled")Comprueba que los documentos de identidad, SSN o números de teléfono tengan la longitud de caracteres obligatoria.
Verifies that ID documents, SSNs, or phone numbers have the mandatory character length.
=IFS(LEN(TRIM([@SSN]))<>9, "Length Error", NOT(ISNUMBER(VALUE([@SSN]))), "Contains Text", TRUE, "Valid")Cuenta cuántas celdas obligatorias están vacías en la fila de un empleado o cliente para medir su calidad de datos.
Counts how many mandatory cells are blank in an employee or customer's row to measure data quality.
=COUNTBLANK(TableMaster[@[First_Name]:[Phone_Number]])Asegura que la lógica secuencial se cumpla (ej. un proyecto no puede terminar antes de haber empezado).
Ensures sequential logic is met (e.g. a project cannot end before it has started).
=IF([@End_Date] < [@Start_Date], "Logic Error: End < Start", "Chronological")Un ID distinto no significa que no sea duplicado. Detecta si la misma persona fue ingresada el mismo día.
A distinct ID doesn't mean it's not a duplicate. Detects if the same person was entered on the same day.
=IF(COUNTIFS(Table1[Full_Name], [@Full_Name], Table1[Entry_Date], [@Entry_Date]) > 1, "Possible Duplicate", "Unique")Extrae el final de un correo electrónico para comparar si un proveedor está usando un dominio corporativo o uno gratuito (Gmail/Yahoo).
Extracts the end of an email to check if a vendor is using a corporate domain or a free one (Gmail/Yahoo).
=RIGHT([@Email], LEN([@Email]) - SEARCH("@", [@Email]))Identifica ajustes contables o errores de sistema donde un cobro no debería ser cero o menor.
Identifies accounting adjustments or system errors where a charge shouldn't be zero or less.
=IFS([@Billed_Amount] < 0, "Negative Charge", [@Billed_Amount] = 0, "Zero Charge", TRUE, "Valid")Power Query puede encontrar variaciones sutiles (ej. "Microsoft" vs "Micro soft") usando algoritmos de proximidad.
Power Query can find subtle variations (e.g. "Microsoft" vs "Micro soft") using proximity algorithms.
Data → Get Data → Merge Queries
* Check: "Use fuzzy matching to perform the merge"
* Adjust Similarity Threshold (e.g. 0.80)Usa la herramienta nativa de Power Query para ver el % exacto de errores, valores vacíos y únicos en un clic.
Use the native Power Query tool to see the exact % of errors, empty, and unique values in one click.
Power Query Editor:
View tab → Check "Column Quality"
View tab → Check "Column Profile"
(Shows distributions, min, max, and distinct counts instantly)Cruza el archivo Viejo contra el archivo Nuevo para aislar exclusivamente las filas que desaparecieron del sistema.
Cross the Old file against the New file to isolate exclusively the rows that disappeared from the system.
Power Query: Merge Queries
Join Kind: Left Anti (rows only in first)
* Compares OldTable to NewTable. Output is a list of deleted records.Crea un reporte vivo que extraiga automáticamente toda la fila de datos si la columna "Estatus" marca error.
Creates a living report that automatically extracts the entire data row if the "Status" column flags an error.
=FILTER(Transactions, Transactions[Audit_Flag] <> "Valid", "No Errors Found")No pintes solo una celda. Fija la columna en el formato condicional para que toda la fila cambie de color si falla una auditoría.
Don't just paint one cell. Lock the column in conditional formatting so the whole row changes color if an audit fails.
Home → Conditional Formatting → New Rule
Formula: =$M2="Audit Flag"
Format: Red Fill, White Text
Applies to: =$A$2:$Z$10000