Business Scenario

Escenario de negocio

An organization receives a CSV list of users, students, employees, vendors, or applicants. The file contains email addresses coming from multiple sources. Some records belong to the approved institutional domain, while others contain personal, external, misspelled, or unauthorized domains. Before importing the file into a system or using it for communication, the invalid domains must be separated for review.

Una organización recibe un archivo CSV con usuarios, estudiantes, empleados, proveedores o aplicantes. El archivo contiene correos electrónicos provenientes de diferentes fuentes. Algunos registros pertenecen al dominio institucional autorizado, mientras otros contienen dominios personales, externos, mal escritos o no autorizados. Antes de importar el archivo a un sistema o usarlo para comunicación, los dominios inválidos deben separarse para revisión.

What You Will Learn

Qué aprenderás

• Import a CSV file containing email addresses.
• Define one or more approved email domains.
• Validate email domains using PowerShell pattern matching.
• Separate valid records from records that require review.
• Create clean outputs for audit, onboarding, communication, or security review.

• Importar un archivo CSV que contiene correos electrónicos.
• Definir uno o varios dominios de correo autorizados.
• Validar dominios usando patrones en PowerShell.
• Separar registros válidos de registros que requieren revisión.
• Crear salidas limpias para auditoría, onboarding, comunicación o revisión de seguridad.

Sample Input

Entrada de ejemplo

Base Example

Ejemplo base

The basic idea is to keep only email addresses that end with the approved domain.

La idea base es conservar solamente los correos que terminan con el dominio autorizado.

Import-Csv "C:\Data\Usuarios.csv" |
Where-Object { $_.Email -notmatch "@misistema\.edu$" }

Step 1 — Define the Source File

Paso 1 — Definir el archivo fuente

$sourceFile = "C:\Data\Usuarios.csv"
$validFile = "C:\Data\Usuarios_Validos.csv"
$reviewFile = "C:\Data\Usuarios_Dominio_Invalido.csv"

Step 2 — Import the Data

Paso 2 — Importar los datos

$users = Import-Csv -Path $sourceFile

Step 3 — Define Approved Domains

Paso 3 — Definir dominios autorizados

This version supports more than one approved domain if the organization uses multiple institutional domains.

Esta versión permite más de un dominio autorizado si la organización usa varios dominios institucionales.

$approvedDomains = @(
    "misistema.edu",
    "staff.misistema.edu"
)

Step 4 — Validate Each Email Domain

Paso 4 — Validar cada dominio de correo

$processed = foreach ($user in $users) {
    $email = $user.Email.Trim().ToLower()
    $domain = if ($email -match "@(.+)$") { $Matches[1] } else { "" }

    if ($approvedDomains -contains $domain) {
        $status = "Valid"
        $issue = ""
    }
    elseif ([string]::IsNullOrWhiteSpace($email)) {
        $status = "Review"
        $issue = "Missing email"
    }
    elseif ($domain -eq "") {
        $status = "Review"
        $issue = "Invalid email format"
    }
    else {
        $status = "Review"
        $issue = "Unauthorized domain"
    }

    $user | Add-Member -NotePropertyName EmailDomain -NotePropertyValue $domain -Force
    $user | Add-Member -NotePropertyName ValidationStatus -NotePropertyValue $status -Force
    $user | Add-Member -NotePropertyName ValidationIssue -NotePropertyValue $issue -Force
    $user
}

Step 5 — Export Valid and Review Records

Paso 5 — Exportar registros válidos y para revisión

$validUsers = $processed | Where-Object { $_.ValidationStatus -eq "Valid" }
$reviewUsers = $processed | Where-Object { $_.ValidationStatus -eq "Review" }

$validUsers | Export-Csv -Path $validFile -NoTypeInformation -Encoding UTF8
$reviewUsers | Export-Csv -Path $reviewFile -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Write-Host "Valid users: $($validUsers.Count)"
Write-Host "Users for review: $($reviewUsers.Count)"

Complete Script

Script completo

$sourceFile = "C:\Data\Usuarios.csv"
$validFile = "C:\Data\Usuarios_Validos.csv"
$reviewFile = "C:\Data\Usuarios_Dominio_Invalido.csv"

$approvedDomains = @(
    "misistema.edu",
    "staff.misistema.edu"
)

$users = Import-Csv -Path $sourceFile

$processed = foreach ($user in $users) {
    $email = $user.Email.Trim().ToLower()
    $domain = if ($email -match "@(.+)$") { $Matches[1] } else { "" }

    if ($approvedDomains -contains $domain) {
        $status = "Valid"
        $issue = ""
    }
    elseif ([string]::IsNullOrWhiteSpace($email)) {
        $status = "Review"
        $issue = "Missing email"
    }
    elseif ($domain -eq "") {
        $status = "Review"
        $issue = "Invalid email format"
    }
    else {
        $status = "Review"
        $issue = "Unauthorized domain"
    }

    $user | Add-Member -NotePropertyName EmailDomain -NotePropertyValue $domain -Force
    $user | Add-Member -NotePropertyName ValidationStatus -NotePropertyValue $status -Force
    $user | Add-Member -NotePropertyName ValidationIssue -NotePropertyValue $issue -Force
    $user
}

$validUsers = $processed | Where-Object { $_.ValidationStatus -eq "Valid" }
$reviewUsers = $processed | Where-Object { $_.ValidationStatus -eq "Review" }

$validUsers | Export-Csv -Path $validFile -NoTypeInformation -Encoding UTF8
$reviewUsers | Export-Csv -Path $reviewFile -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Write-Host "Valid users: $($validUsers.Count)"
Write-Host "Users for review: $($reviewUsers.Count)"

Expected Result

Resultado esperado

Validation Checklist

Lista de validación

• The original file remains unchanged.
• Email values are trimmed and converted to lowercase before validation.
• Only approved institutional domains are accepted.
• Personal or unauthorized domains are exported for review.
• The output supports onboarding, security, identity management, communication lists, and compliance review.

• El archivo original permanece sin cambios.
• Los correos se limpian y se convierten a minúsculas antes de la validación.
• Solamente se aceptan dominios institucionales autorizados.
• Los dominios personales o no autorizados se exportan para revisión.
• El resultado apoya onboarding, seguridad, gestión de identidad, listas de comunicación y revisión de cumplimiento.

Professional Notes

Notas profesionales

Email domain validation is not only a formatting exercise. In institutional environments, email domains can be tied to identity management, access control, student records, employee onboarding, vendor communication, and cybersecurity policies. Invalid domains should normally be reviewed before access is granted or official communication is sent.

La validación de dominios de correo no es solamente un ejercicio de formato. En ambientes institucionales, los dominios pueden estar relacionados con gestión de identidad, control de acceso, expedientes estudiantiles, onboarding de empleados, comunicación con proveedores y políticas de ciberseguridad. Los dominios inválidos normalmente deben revisarse antes de otorgar acceso o enviar comunicación oficial.